Jak pisać maile?

Aby ułatwić sobie grę i oszczędzić niepotrzebnych nerwów, warto skorzystać z poniższego poradnika pisania e-maili.

Nadaj tytuł e-mailowi
Stwórz tytuł zgodny z treścią maila. Pamiętaj o wpisaniu przed właściwy tytuł wiadomości oznaczenia [FTD], aby nikt nie miał wątpliwości, że e-mail dotyczy gry, a nie prawdziwego świata.

Przykłady:





Układ treści
Zachowanie odpowiednie formy, zaczerpniętej z listu może zaważyć na komunikatywności Twojego maila.
 * 1) Pozdrowienie adresata („Dzień dobry”, „Szanowny Panie” itp.)
 * 2) Początek wiadomości - przedstaw jej główny cel
 * 3) Rozwinięcie
 * 4) Zakończenie - zastosuj jedno ze sformułowań: „z poważaniem”, „pozdrawiam”, „z wyrazami szacunku” i podpisz się.

Akapity
Dziel tekst na akapity oraz łam linie. Nie pozwól na to, żeby Twój e-mail składał się z jednej linijki tekstu, którą trzeba przesuwać w prawo, aby cokolwiek odczytać. Na szczęście większość programów pocztowych robi to automatycznie.

Tekst pozbawiony akapitów jest zbity i mniej czytelny.

Nagłówek i stopka
Pozwolę sobie przytoczyć artykuł ze strony internetowej poprawny język.pl:


 * "Jeżeli mówimy o korespondencji służbowej, najlepiej zaczynać od tradycyjnego zwrotu powitalnego Szanowna Pani, Szanowny Panie (uwaga! nigdy nie Szanowna Pani Kowalska! - językoznawcy są zgodni, że to wyjątkowo nieudane sformułowanie). Jeżeli nie wiemy, do kogo trafi nasza wiadomość, można zastosować zwrot Szanowni Państwo.


 * Dobrym sposobem może być użycie zwyczajnego Dzień dobry!


 * Jeżeli odbiorca wiadomości jest nam dobrze znany i wyraża na to zgodę, można użyć imienia i przywitać się na przykład w taki sposób: Pani Aniu, Panie Krzysztofie. Zalecamy tu jednak daleko idącą ostrożność, wiele osób nie życzy sobie zbytniej poufałości w sprawach służbowych, dlatego zanim tak napiszemy, zastanówmy się trzy razy, czy odbiorca nie poczuje się urażony taką formą.
 * Zdecydowanie odradzamy formę Witam. Poradnie językowe są pełne informacji o niestosowności takiej formy w niektórych sytuacjach, choć ostatnio obserwujemy, że taka forma jest najpopularniejsza. Przytaczamy wypowiedź z Poradni Językowej Uniwersytetu Jagiellońskiego:


 * Formy „Witam” nie używa się ani na początku e-maila (listu), ani w kontakcie bezpośrednim, ponieważ informuje ona o wyższej hierarchii sytuacyjnej nadawcy.


 * Nie oznacza to rzecz jasna, że jest to forma zabroniona w omawianych typach kontaktu. „Witam” może powiedzieć gospodarz otwierający drzwi gościom czy dziennikarz lub prezenter prowadzący program telewizyjny, radiowy – na przykład: „Justyna Pochanke. „Fakty”. Witam państwa”.


 * Nie wypada zaś studentowi rozpocząć e-maila do wykładowcy za pomocą formy „Witam”, a nawet „Witam, Panie Profesorze”. Nie wypada tak zwrócić się podwładnemu do przełożonego. Nie wypada tak napisać do kogoś, kogo nie znamy, i nie wiemy, w jakim jest wieku, jaką pełni funkcję zawodową itp. Ale do kolegi, koleżanki formy "Witam" używać można do woli.


 * Prof. dr hab. Małgorzata Marcjanik, Uniwersytet Warszawski

(http://poradnia.polonistyka.uj.edu.pl/?modul=16)


 * Warto nadmienić także, że zakończeniem zwrotu powitalnego może być równie dobrze wykrzyknik, jak i przecinek. Zwróćmy wtedy uwagę, żeby treść wiadomości zacząć pisać odpowiednio wielką albo małą literą, np.
 * Szanowna Pani,

nawiązując do naszej rozmowy....    lub Szanowna Pani! Nawiązując do naszej rozmowy..."

Warto także zakończyć mail słowami Pozdrawiam, Z wyrazami szacunku, W razie wątpliwości pozostaję do Państwa dyspozycji.

Jeśli chcesz, pod swoim imieniem i nazwiskiem możesz podać informacje kontaktowe, np.:


 * dr Stefan Sobieski

Wydział Filologiczny Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu

Instytut Filologii Słowiańskiej


 * telefon: 555-876-856


 * adres: ul. Fosa Staromiejska 7


 * 87-100 Toruń

Nie pisz KAPITALIKAMI
Używanie CAPS LOCKA i pisanie KAPITALIKAMI jest niepożądane z kilku powodów: Oczywiście, jeśli chcesz użyć kapitalików w rozsądnej ilości i z rozwagą, zrób to. Jednak nigdy, przenigdy nie pisz w ten sposób całych listów.
 * To zwyczajnie nieczytelne,
 * Osoba czytająca może pomyśleć, że nie wiesz, które wyrazy powinno pisać się wielkimi literami,
 * Pisanie kapitalikami oznacza w Internecie krzyk, a nikt nie lubi, żeby na niego krzyczeć.

Przykład:

Odpowiadaj pod cytatem
Jeżeli odpowiadamy na listy cytowany tekst poprzedzamy odpowiednim znakiem: ">".

Naturalnym sposobem czytania tekstu przez człowieka jest metoda "od góry do dołu". Nie zmuszajmy naszego odbiorcy aby szukał w treści e-maila informacji na jakie pytanie odpowiadamy.

Przykład:

Tnij cytaty
Używaj tylko tych fragmentów, na które bezpośrednio odpowiadasz. Usuń wszelkie zdania nie związane z kontekstem.